代理文件的标准管理和文件信息的有效使用

发布时间: 2019-09-30 10:04   作者:李大牛   来源: 原创   浏览次数:

器官档案可以反映国家机关的工作。但是,在传统的档案管理中,管理理念和管理模式有待完善,档案信息的有效利用率不高,阻碍了机关工作的顺利开展。因此,为了充分利用档案信息,有必要促进政府档案的规范化管理。

代理文件的标准管理和文件信息的有效使用

1明确该机构文件管理的重点,并将管理工作落实到位

1.1及时备案

代理文件的标准管理和文件信息的有效使用

管理组织档案的目的是提高档案信息的利用率,充分发挥各种信息的价值。因此,档案信息的完整性尤为重要,及时存档是确保档案信息完整性的先决条件。在组织的日常工作中,将形成大量档案。档案管理员所做的是在第一时间放置这些文件,并确保在归档期间不会丢失任何信息。同时,归档的资源信息应该处于动态管理状态,归档后不是静态,否则文件的角色不能突出显示,文件管理没有实际意义。

1.2及时整理

由于存档类型庞大且数量众多,并且每个文件经常被调用,因此组织文件需要花费大量的时间和精力。如果整理档案,分拣人员的专业知识不足,分拣过程不够详细,可能导致文件不足或文件信息不完整,使文件管理不规范。因此,组织的档案管理人员应及时组织文件。如果发现档案信息不完整,应及时填写;如果发现任何文件丢失,应立即向相关单位报告以填写文件。例如,当管理人员对文件进行分类时,他们应使用统一的书写工具填写案例封面上的信息,并记下完成时间。在完成整理之后,电子文件系统被同步以确保电子文件系统中的信息与实际文件信息一致,从而用户可以检索文件,从而提高文件信息的利用率。

2提高组织档案的服务质量,确保文件管理的安全性

2.1提高服务质量

机关档案存档以后,由于某些单位可能会查阅或借阅相关档案,因此需加强对这一环节的管理,提升服务质量,促进档案管理的规范化。首先,建立完善的审核机制,查阅或者借阅者需填写相关的申请表,并由其所在部门领导和档案管理负责人审批,审批同意后,才能将相关档案调出,供其查阅或者借阅。其次,制定严格的登记管理制度,并设计登记表,表中包括姓名、所在单位或部门、借查日期、档案名、编号、借查用途等信息。借查者将用途一栏填写清楚,避免其对档案信息造成破坏,导致档案信息不完整或缺失。通过登记表对借查档案进行管理,能够使机关档案管理工作更加细致化。

第三,在借查者使用完档案后,对其进行跟踪反馈,在其归还档案时,完成签收程序,并在反馈表上对档案的利用效果进行反馈,并给出自己的使用意见,以便管理者对其进行跟踪服务。此外,档案管理人员还可通过电话回访、网络回访等方式,提升其服务质量,从而使档案信息能够得到充分的利用。

2.2做好安全管理

在对机关档案进行管理时,对管理室中的各种设备进行安全排查。如果在排查中发现有设施存在问题,可能引发安全事故,应第一时间采取措施消除安全隐患,避免对档案造成破坏。比如,管理室中的用电设备是否安全,线路是否稳定,如果线路出现故障,可能会使设备烧坏,引发火灾,从而对档案造成巨大的破坏。因此,在排查时消除这种隐患,否则就会带来不可估量的损失。同时,安排专门的人员对机关档案进行管理,对于档案的借阅、查阅、回收等工作,尽可能的做到细致化,从而确保档案信息的安全。

2.3提升管理员素质

机关档案管理人员的专业水平和综合素质,决定着档案管理的质量。有的管理人员由于专业知识水平有限,且缺乏责任心,导致档案的整理不规范,甚至在发现有档案不完整或者信息缺失的情况下,也不采取措施弥补。因此,相关部门应加强对管理人员的培训,提升其专业知识水平,并强化其对档案管理工作的责任心,使其能够以高度?责人的态度来对待机关档案管理工作。比如,机关单位各部门可制定考核制度,对档案管理人员的工作进行考核,对于工作突出的人员给予精神和物质奖励,对于工作不尽责的人员则给予相应的处罚,以提高相关人员的工作积极性。

综上所述,机关档案对于机关单位来说是至关重的,其是对机关工作的真实记录,能够客观反映机关单位的工作水平。并且,档案信息具有很高的利用价值,其能为机关工作提供参考依据。因此,为促进机关档案管理工作的规范化,需明确管理重点,并提升其服务质量,从而促进档案信息有效利用。


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